Privacybeleid

Privacy Statement CBKZ

Versie augustus 2026

1. Wie is CBKZ

Het Centraal Bureau Klachtenmanagement in de Zorg (CBKZ) ondersteunt zorgaanbieders bij het zorgvuldig behandelen van klachten, incidenten en signalen van cliënten, patiënten en andere betrokkenen.

Daarnaast ondersteunt CBKZ werkgevers die de externe behandeling van een medewerkersklacht ondergebracht heeft bij het CBKZ.

Voor zowel zorgorganisaties en zorgprofessionals als voor werkgevers geldt dat CBKZ klachten behandeld op basis van een klachtenregeling waarmee de medezeggenschap (cliënten- of ondernemingsraad) van de opdrachtgever vooraf heeft ingestemd.

CBKZ hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en gaat hier zorgvuldig, vertrouwelijk en in overeenstemming met wet- en regelgeving mee om.

Wij handelen conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere relevante wetgeving.

2. Wanneer verwerken wij persoonsgegevens?

CBKZ verwerkt persoonsgegevens wanneer:

• u een klacht indient of betrokken bent bij een klacht
• u contact heeft met een klachtenfunctionaris die door CBKZ ter beschikking is gesteld, of klachtencommissie, op basis van een klachtenregeling.
• u betrokken bent bij een incident- of calamiteitenonderzoek
• u deelneemt aan een training of opleiding
• u solliciteert bij CBKZ
• U zich aanmeld voor de nieuwsbrief
• u contact met ons opneemt (telefonisch, per e-mail of via formulieren)
• wij werkzaamheden uitvoeren voor een zorgaanbieder c.q. werkgever en hierbij persoonsgegevens verwerkt worden.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de situatie verwerken wij onder andere:

• Naam, adres en contactgegevens
• Gegevens over de klacht of melding
• Correspondentie en gespreksverslagen
• Gegevens over betrokken zorgverleners en organisaties
• Gegevens met betrekking tot trainingen (inschrijving, deelname, evaluatie)
• Gegevens uit sollicitaties (CV, motivatie)
• In sommige gevallen: bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens

Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor een zorgvuldige uitvoering van onze werkzaamheden.

4. Bijzondere persoonsgegevens

In het kader van klachtenbehandeling kan CBKZ bijzondere persoonsgegevens verwerken, zoals medische of gezondheidsgegevens. Dit gebeurt alleen wanneer dit noodzakelijk is voor een goede behandeling van de klacht en op basis van een geldige wettelijke grondslag (art.9 AVG).

Wij gaan hier extra zorgvuldig mee om en treffen hiervoor gepaste  beveiligingsmaatregelen.

5. Doeleinden van de verwerking

CBKZ verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het behandelen en afhandelen van klachten
• Het uitvoeren van incident- en calamiteitenonderzoek
• Het communiceren met betrokkenen
• Het adviseren en ondersteunen van zorgaanbieders
• Het verbeteren van kwaliteit en dienstverlening
• Het organiseren en uitvoeren van trainingen
• Het werven en selecteren van personeel
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen
• Het voeren van een zorgvuldige administratie

6. Grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• Wettelijke verplichtingen
• De uitvoering van een overeenkomst
• Gerechtvaardigd belang (zoals zorgvuldige klachtenbehandeling)
• Toestemming, indien van toepassing

7. Rol van CBKZ

Afhankelijk van de situatie kan CBKZ optreden als:

• (Gezamenlijk) verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen (mede) het doel en de middelen van de verwerking
• Zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke: hiervan is meestal sprake omdat de (leden van een) klachtencommissie of calamiteitenonderzoekers niet volgens de instructie van de zorgaanbieder c.q. werkgever handelen, maar onafhankelijk.

In situaties waarin wij als verwerker optreden, volgen wij de instructies van de zorgaanbieder. Deze afspraken zijn vastgelegd in verwerkersovereenkomsten.

8. Delen van persoonsgegevens

CBKZ deelt persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar werkzaamheden.

Gegevens kunnen worden gedeeld met:

• De betrokken zorgaanbieder
• Klachtencommissies en betrokken functionarissen
• Betrokken zorgverleners c.q. werkgevers
• Externe deskundigen (indien nodig)
• IT-leveranciers (alleen voor technische ondersteuning)
• De belastingdienst / het UWV

Met partijen die persoonsgegevens in opdracht verwerken, zijn passende afspraken gemaakt om onrechtmatige verwerkingen te voorkomen.

9. Gebruik van systemen en communicatie

CBKZ maakt gebruik van veilige en betrouwbare systemen voor het verwerken van persoonsgegevens. Hierbij wordt onder andere gebruikgemaakt van:

• Microsoft 365 (voor e-mail, documentbeheer)
• Beveiligde e-mail via Zivver
• Afgeschermde digitale omgevingen voor dossierbeheer
• Yoobi voor bedrijfsvoering

Wij maken geen gebruik van onbeveiligde kanalen voor het delen van vertrouwelijke informatie. Medewerkers, leden van klachtencommissies en calamiteitenonderzoekers werken volgens interne richtlijnen en zijn verplicht zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens.

10. Beveiliging

CBKZ neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen zijn zodanig dat zij voldoen aan de eisen die de ISO-certificering met zich meebrengen.

Hierbij kan gedacht worden aan:

• Toegangsbeveiliging op basis van rollen en rechten
• Gebruik van beheerde en beveiligde apparaten
• Versleuteling van gegevens waar nodig
• Logging en monitoring van toegang
• Bewustwording en training van medewerkers

11. Bewaartermijnen

CBKZ bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld.

“CBKZ bewaart afgesloten klachten- en calamiteitendossiers voor de termijn die met de opdrachtgever afgesproken is (tenzij deze evident in strijd is met het recht: bv voor onbepaalde tijd). Indien er geen termijn afgesproken is, bewaart CBKZ deze dossiers gedurende vijf jaar, omdat CBKZ deze termijn noodzakelijk acht om de behandeling en afhandeling van klachten en calamiteiten achteraf te kunnen reconstrueren, verantwoording over de naleving van de wetgeving (o.a. Wkkgz) mogelijk te maken, eventuele vervolgprocedures adequaat te kunnen ondersteunen en klachten en calamiteiten gedurende een redelijke periode te kunnen betrekken bij kwaliteitsverbetering. Na afloop van deze termijn worden de tot personen herleidbare gegevens verwijderd, tenzij een langere bewaartermijn op grond van een andere wettelijke verplichting of vanwege een lopende of voorzienbare procedure noodzakelijk is.”

Voor andere gegevens gelden onder andere:

• Administratieve gegevens: 7 jaar (wettelijke verplichting)
• Sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afronding procedure, of maximaal 1 jaar met toestemming
• Trainingsgegevens: zolang noodzakelijk voor uitvoering en administratie, waarbij financiële gegevens voor de fiscus maximaal 7 jaar bewaard kunnen worden.

Bewaartermijnen worden periodiek geëvalueerd.

12. Rechten van betrokkenen

U heeft het recht om:

• Uw gegevens in te zien
• Uw gegevens te laten corrigeren
• Uw gegevens te laten verwijderen (voor zover toegestaan)
• De verwerking te beperken
• Overdraagbaarheid van uw gegevens
• Bezwaar te maken tegen verwerking
• Niet onderworpen worden aan geautomatiseerde individuele besluitvorming.

Een verzoek kunt u indienen via onderstaande contactgegevens. Wij reageren binnen de wettelijke termijnen.

13. Gebruik van cookies op de website

De website www.cbkz.nl maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein bestand dat bij het bezoeken van onze website op uw computer wordt opgeslagen. We gebruiken deze cookies om inzicht te krijgen in het gebruik van de website (Google Analytics) en om persoonlijke te tonen bij reacties op onze blogs (Gravatar).

13.1 Google Analytics
Via onze website wordt een cookie geplaatst van Google. Hiermee krijgen we informatie over het gebruik van onze website. De resultaten komen beschikbaar via de dienst Google Analytics. De resultaten van Google Analytics helpen ons de website te verbeteren. De informatie die Google verzamelt, wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd en is niet te herleiden tot uw computer of u als persoon. In onze rapportages is uw gedrag op de website niet specifiek voor uw IP-adres in te zien . De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan meerdere raamwerken van zelfregulering, waaronder het EU-US Privacy Shield Framework. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.

Google kan de verkregen informatie aan derden verschaffen als Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. We hebben Google geen toestemming gegeven om de verkregen informatie te gebruiken voor andere diensten van Google.

13.2 Gravatar
De profielfoto’s die worden getoond bij de blogs van www.cbkz.nl worden verzorgd door Gravatar. Hiervoor wordt er een trackingcookie geplaatst. In principe kan Gravatar meten welke sites u heeft bezocht doordat de profielfoto’s op de servers van Gravatar staan. Profielfoto’s worden rechtstreeks op uw computer geplaatst en vervolgens niet meer opgehaald van de servers van Gravatar. Tracking is hierdoor hoogstwaarschijnlijk beperkt.

14. Klachten

Heeft u een klacht over hoe CBKZ met uw persoonsgegevens omgaat, dan kunt u contact met ons opnemen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Contactgegevens

CBKZ
Molenstraat 20
4201 CX Gorinchem
info@cbkz.nl
0183-682829

16. Wijzigingen

CBKZ kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via de website.

17. Inwerkingtreding

Deze privacyverklaring is in werking getreden op 1 augustus 2026.

Gorinchem, augustus 2026